Юридический чек-лист запуска работы с самозанятыми в 2026

Что сделать: в день заключения договора и в день каждой выплаты — проверить статус исполнителя через npd.nalog.ru/check-status или по API ФНС.

Почему: если самозанятый слетел с НПД (превысил лимит 2,4 млн ₽/год, нарушил ФЗ-422, снялся сам) — вы автоматически становитесь его налоговым агентом: НДФЛ 13% + страховые 30%. Штраф за неудержание — 20% от суммы.

Храните: скриншот результата или XML-ответ API с датой и временем. Это основное доказательство «должной осмотрительности» перед ФНС.

Что сделать: поднимите трудовые записи за последние 2 года. Если кандидат увольнялся из вашей компании или связанной с вами юрлицом — по п. 8 ч. 2 ст. 6 ФЗ-422 его доходы с вас не облагаются НПД в течение 2 лет.

Следствие: вы обязаны удерживать НДФЛ 13% и платить страховые 30% как за обычного сотрудника по ГПХ. Даже если он оформил НПД.

Что обязательно в договоре:

• Указание, что исполнитель — плательщик НПД (с ИНН и № свидетельства)
• Обязанность исполнителя выдать чек из приложения «Мой налог» в течение 1 рабочего дня после оплаты
• Обязанность уведомить заказчика о снятии с НПД в течение 3 дней
• Предмет договора — конкретная услуга/работа с результатом, не «должность»
• Сроки оказания и приёмки
• Сумма и порядок расчётов

Чего быть не должно: график работы, рабочее место, подчинение распорядку, оплата по часам, запрет работать с другими заказчиками. Подробнее — в нашем гайде по 14 индикаторам Минтруда 657н.

Что нужно получать:

• Чек из «Мой налог» — основное подтверждение, что налог будет уплачен самозанятым. Без чека расходы нельзя принять для УСН/ОСНО.
• Акт выполненных работ / оказанных услуг — с конкретным описанием результата, не шаблонные «услуги оказаны в полном объёме».
• Скриншот проверки НПД — подтверждение, что на дату выплаты статус был активен.

Срок хранения: 5 лет (ст. 23 НК РФ). Для договоров — 10 лет (ст. 17 ФЗ-402 «О бухучёте»).

Куда платить: на личный счёт физлица (самозанятого) — любым удобным способом: расчётный счёт ИП (если есть), банковская карта физлица, СБП.

Что нельзя: платить наличными без фиксации. Налоговая в 95% случаев доначисляет НДФЛ на «серые» выплаты, т.к. нет чека.

Назначение платежа: «Оплата по договору №Х от DD.MM.YYYY за [конкретная услуга]. НДС не облагается (НПД по ФЗ-422).» Это важно: платежное назначение помогает банку не ставить транзакцию на контроль по 115-ФЗ.

Простая Excel‑таблица из 8 колонок:

1. ФИО самозанятого
2. ИНН
3. № договора и дата заключения
4. Предмет услуг (одной строкой)
5. Дата и сумма каждой выплаты
6. Номер чека из «Мой налог»
7. Дата последней проверки НПД
8. Дата первой выплаты (для индикатора > 6 месяцев по ФЗ-289)

Это основа для быстрого ответа на требование ФНС по ст. 93.1 НК РФ и снижения риска штрафа 10 000 ₽.

Если годовой доход самозанятого с вас превышает 2,4 млн ₽ — он слетает с НПД в тот же день, что и превышение. Вы обязаны перейти на удержание НДФЛ + страховых с первой выплаты после превышения.

Подсказка: в конце ноября — декабря пересчитайте накопленные выплаты каждому. Если близко к лимиту — предупредите исполнителя и пересмотрите договор.

Длительное непрерывное сотрудничество (более 6 месяцев) — формальный индикатор скрытых трудовых отношений. ФНС автоматически получает эту информацию по чекам из «Мой налог» и включает в план проверок.

Варианты обхода:

• Сделать паузу минимум 30 дней: без договора, без выплат, без постановочных актов.
• Оформить в штат (если работа системная — это честнее и безопаснее).
• Разбить на отдельные проекты с актами «под ключ».

Если у вас одновременно работает более 10 самозанятых и их доля в ФОТ превышает 35% — компания автоматически попадает в план выездных проверок по приказу Минтруда 657н.

Решение: периодический аудит — кто из самозанятых фактически работает регулярно, а кто на разовых задачах. По регулярным — либо штат, либо сокращение частоты.

Проводки для УСН 15%: Д26/44 — К60 (услуги самозанятого), Д60 — К51 (оплата). Расход признаётся только при наличии чека из «Мой налог». Без чека налог не уменьшается.

Для ОСНО: аналогично, но с учётом НДС. Самозанятый не плательщик НДС (ст. 6 ФЗ-422), поэтому входящего НДС у вас нет — это минус по сравнению с работой с ИП на ОСНО.

6-НДФЛ и РСВ: в расчёты не включаем, т.к. с НПД страховые не платятся. Но при слёте с НПД — обязательно ретроактивно начислить.

Межведомственная комиссия (МВК) по легализации трудовых отношений может вызвать для пояснений. Заранее подготовьте папку на каждого самозанятого:

• Договор ГПХ
• Все акты выполненных работ
• Все чеки из «Мой налог»
• Скриншоты проверок статуса НПД по датам выплат
• Платёжные поручения
• Переписка по задачам (если есть)

Сервис DokCheck автоматически формирует такое досье из загруженных договоров — это одна из наших киллер-фич.

Раз в квартал — прогоняйте всех активных самозанятых по 14 индикаторам 657н. Особенно: длительность, сумму выплат, долю в ФОТ. Это превентивная защита: лучше исправить договор за 3 часа, чем платить 2 млн ₽ штрафов через полгода.