Как выставить счёт самозанятому в 2026 — шаблон и инструкция

Когда самозанятому нужно выставлять счёт

Счёт на оплату — это документ, по которому заказчик перечисляет деньги. Для самозанятого счёт сам по себе не является обязательной формой по ФЗ-422: закон требует только сформировать чек в приложении «Мой налог» по факту получения оплаты. Но на практике счёт всё равно нужен в большинстве ситуаций.

Правила для разных заказчиков простые:

• Юрлица и ИП. Счёт нужен почти всегда. Бухгалтерия компании не оплачивает произвольные реквизиты — ей нужен входящий документ с суммой и назначением платежа, чтобы корректно провести расход. Без счёта заявка на оплату внутри компании просто не пройдёт согласование.
• Физические лица. Счёт — по желанию сторон. Клиент может заплатить по номеру карты или СБП без каких-либо документов. Единственное, что вы обязаны выдать физлицу — это чек из «Мой налог» (ч. 1 ст. 14 ФЗ-422).
• Бюджет и госзаказ. Если вы выполняете работу для государственного или бюджетного учреждения, счёт обязателен в любом случае — без него казначейство не проведёт платёж.

Итого: если работаете с бизнесом — всегда готовьте счёт. Если с частным клиентом — ориентируйтесь на его просьбу.

Обязательные реквизиты счёта от самозанятого

Единая форма счёта на оплату в законодательстве РФ не утверждена — это следует из ГК РФ и подтверждается Письмом ФНС № СД-4-3/2899@ от 20.02.2019. Счёт можно оформить в любом виде: на фирменном бланке, в Word, Excel или прямо в теле письма. Но чтобы бухгалтерия заказчика приняла документ в работу, в нём должны быть следующие данные:

1. Наименование документа. Пишите «Счёт на оплату №___ от ДД.ММ.ГГГГ». Номер — сквозной, по порядку ваших счетов за год. Дата — в формате «24 апреля 2026 г.» или «24.04.2026».
2. Статус плательщика НПД. Обязательно укажите: «Плательщик налога на профессиональный доход (самозанятый)». Это даёт заказчику основание не удерживать НДФЛ и не начислять страховые взносы по п. 8 ст. 2 ФЗ-422.
3. Данные исполнителя. Фамилия, имя, отчество полностью, ИНН (12 цифр для физлица). Адрес регистрации указывать не обязательно, но некоторые бухгалтерии просят — спорить с этим нет смысла.
4. Реквизиты получателя платежа. Номер карты или расчётного счёта, полное наименование банка, БИК, корреспондентский счёт. Проще всего брать готовые реквизиты из вашего банковского приложения — ошибок будет меньше.
5. Данные заказчика. Для юрлица: полное наименование, ИНН, КПП, адрес. Для ИП: ФИО и ИНН. Для физлица достаточно ФИО.
6. Предмет оплаты. Развёрнутое наименование услуги или товара. «За консультацию» — плохо. «Разработка дизайна главной страницы сайта по договору № 12 от 10.04.2026» — правильно.
7. Единица измерения, количество, цена, сумма. Обычно в виде таблицы. Если услуга разовая — одна строка с количеством 1.
8. Итоговая сумма цифрами и прописью. Пример: «Итого к оплате: 50 000 (Пятьдесят тысяч) рублей 00 копеек». Расхождение цифр и прописи — частая причина спора с бухгалтерией.
9. Статус по НДС. Пропишите отдельной строкой: «НДС не облагается на основании п. 9 ст. 2 ФЗ-422 от 27.11.2018». Это избавит от вопросов со стороны налогового отдела заказчика.
10. Подпись. Для самозанятого достаточно расшифровки ФИО и подписи вручную (если отправляете PDF — вставьте отсканированную подпись). Печати нет — и не нужно, плательщик НПД не обязан её иметь.

Если вы работаете по рамочному договору, добавьте в счёт ссылку на его номер и дату — это упростит разнесение платежа по бухгалтерскому учёту заказчика.

Чек в «Мой налог» и счёт — в чём разница

Новичков эта пара документов часто путает. На самом деле функции у них разные и взаимозаменить одно другим нельзя.

• Счёт — это приглашение к оплате. Его выставляют до получения денег: «оплатите вот столько на такие-то реквизиты». Счёт не подтверждает доход, не отражается в налоговой базе и не отправляется в ФНС.
• Чек НПД — это подтверждение факта получения дохода. Он формируется в приложении «Мой налог» или на сайте lknpd.nalog.ru после того, как деньги поступили. Именно чек передаёт данные в ФНС и формирует ваш налог к уплате.

Порядок работы с юрлицом выглядит так:

1. Согласовали объём работы и сумму.
2. Вы отправляете счёт заказчику (опционально — с актом и договором).
3. Заказчик оплачивает счёт.
4. Вы сразу формируете чек в «Мой налог» и отправляете его заказчику (PDF-файл или ссылка).

Чек — обязательный документ: по ч. 3 ст. 14 ФЗ-422 его надо передать заказчику не позднее 9-го числа месяца, следующего за месяцем получения оплаты. За непробитый чек предусмотрен штраф — 20% от суммы расчёта при первом нарушении и 100% при повторе в течение 6 месяцев (ст. 129.13 НК РФ). Следите за лимитами дохода через наш трекер лимита 2,4 млн ₽ — превышение лимита аннулирует режим НПД и приводит к доначислениям.

Формат счёта: в чём оформлять

Поскольку единого бланка нет, формат выбирайте под удобство заказчика и собственный рабочий процесс.

• Word или Google Docs. Удобно для единичных счётов. Можно один раз создать шаблон и дальше менять только номер, дату, сумму и назначение.
• Excel или Google Sheets. Подходит, когда вы выставляете много счётов — таблица автоматом считает сумму и НДС.
• Онлайн-сервисы для самозанятых. «Мой налог», банковские приложения для самозанятых (Тинькофф, Сбер, Альфа), специализированные сервисы — формируют счёт за 1–2 минуты по готовой форме.
• PDF для отправки. Как бы вы ни составили счёт, отправляйте итоговый документ в PDF. Word-файл заказчик может случайно изменить, а PDF — это статичный снимок с фиксированными реквизитами.

Минимизируйте ручной ввод: привяжите номер счёта к автоинкременту в шаблоне, копируйте реквизиты из банковского приложения, используйте справочник ИНН заказчика, чтобы не опечататься. Проверить заказчика по ИНН и получить актуальные КПП/адрес можно за 15 секунд.

Пример заполненного счёта

Ниже — готовый пример счёта, который можно взять за основу. Замените данные на свои.

По этой же структуре формируются счета в любых онлайн-сервисах — меняются только оформление и логотип. Главное — набор полей.

Типовые ошибки при выставлении счёта

По обращениям в поддержку и комментариям бухгалтеров мы собрали шесть ошибок, из-за которых счёт от самозанятого либо не оплачивают вовремя, либо возвращают на доработку.

1. Не указан статус НПД. Бухгалтерия начинает считать вас физлицом без статуса и пытается удержать НДФЛ 13% + взносы. Строка «Плательщик налога на профессиональный доход» решает проблему в корне.
2. Нет фразы о НДС. Без пометки «НДС не облагается» юрист заказчика будет требовать приложить документ, подтверждающий право не платить НДС. Формулировка «п. 9 ст. 2 ФЗ-422» закрывает вопрос.
3. Размытое описание услуги. «За услуги», «По договорённости», «Консультация» — всё это повод отправить счёт обратно. Налоговая потом может переквалифицировать такие отношения в трудовые — в том числе из-за того, что невозможно доказать, что работа была разовой.
4. Сумма цифрами не совпадает с прописью. Чаще всего опечатка в копейках или лишний нолик. Некоторые банки такой счёт не принимают к оплате в принципе — ручная оплата по расхождениям требует перевыставления документа.
5. Неправильные банковские реквизиты. Чаще всего путают номер счёта и номер карты, ошибаются в БИК. Копируйте реквизиты напрямую из банковского приложения и один раз проверяйте тестовым платежом на 1 рубль.
6. Номер счёта повторяется или идёт не по порядку. С точки зрения ФНС ничего страшного, но у бухгалтерии заказчика могут начаться вопросы. Ведите сквозную нумерацию с 1 января каждого года.

Как отправить счёт заказчику

Способ доставки должен фиксироваться — это важно, если в будущем возникнет спор по оплате.

• Электронная почта. Самый надёжный канал: письмо остаётся в ящике, у вас есть дата отправки и подтверждение доставки. Отправляйте счёт в PDF, в теле письма кратко перечислите: номер счёта, сумма, срок оплаты, предмет.
• Telegram, WhatsApp и другие мессенджеры. Для небольших заказов и работы с ИП нормальная практика. Файл в виде документа (не картинкой!) — так заказчик сможет переслать его своему бухгалтеру без потери качества.
• Корпоративный портал заказчика. У крупных компаний бывают свои системы документооборота: Диадок, СБИС, 1С-ЭДО. Если у заказчика ЭДО — просите реквизиты для подключения или сдавайте документ через его оператора в качестве внешнего контрагента.
• Через банк. Некоторые банки для самозанятых умеют отправлять счёт через СБП по QR-коду — клиент сразу оплачивает, не вводя реквизиты. Удобно для розничных услуг (парикмахеры, репетиторы, самозанятые такси).

Любой способ отправки стоит продублировать короткой перепиской: «Счёт №24 отправлен на почту ivanov@romashka.ru 24.04.2026, срок оплаты до 24.05.2026». Скриншот этой переписки пригодится, если клиент забудет или откажется платить.

Если заказчик не платит по счёту

Ситуация редкая, но неприятная: счёт выставлен, работа сдана, а деньги на карту не приходят. Алгоритм действий зависит от того, есть ли у вас письменный договор и акт выполненных работ. Мы разобрали пошаговый порядок в отдельной статье: Что делать, если заказчик не платит самозанятому — там инструкция от напоминания до искового заявления в суд.

Если сумма большая, а заказчик — юрлицо, перед подачей иска проверьте его финансовую состоятельность: наличие исков других контрагентов, задолженность перед ФНС, признаки предбанкротного состояния. Быстрая проверка: Проверка заказчика по ИНН.

Как посчитать налог с суммы по счёту

Налог удерживается не с суммы счёта, а с фактически полученной оплаты. Ставки — 4% с физлиц и 6% с юрлиц и ИП (ст. 10 ФЗ-422). Если у вас действует налоговый бонус 10 000 ₽, эффективные ставки снижаются до 3% и 4% соответственно, пока бонус не израсходуется.

Быстрый расчёт: Калькулятор налога самозанятого — считает 4/6%, учитывает бонус и показывает остаток годового лимита 2,4 млн ₽.

FAQ

Обязан ли самозанятый выставлять счёт?

По ФЗ-422 счёт не относится к обязательным документам — обязательным является только чек, сформированный в «Мой налог». Однако в работе с юрлицами и ИП счёт — стандартная практика: без него бухгалтерия не примет платёж к оплате.

Нужна ли печать на счёте самозанятого?

Нет. Печать плательщик НПД иметь не обязан — достаточно ФИО и подписи. Если заказчик всё же требует печать «для бухгалтерии», это формальная внутренняя процедура, которая не меняет юридической силы документа.

Можно ли выставить счёт в валюте?

Счёт российскому юрлицу оформляется в рублях. Если вы работаете с иностранным заказчиком, валюту сделки определяет договор, но на карту самозанятого деньги поступят в рублях после конвертации — и именно рублёвая сумма станет налоговой базой для чека в «Мой налог».

Что делать, если сумма в счёте отличается от суммы чека?

Чек пробивается на сумму фактически полученной оплаты. Если заказчик оплатил больше — пробивайте чек на всю полученную сумму и дополнительно уточните причину перерасчёта. Если оплатил меньше — чек только на поступившие деньги, разницу фиксируйте в переписке как остаток долга.

Можно ли выставить один счёт сразу на несколько услуг?

Да. В табличной части счёта перечислите услуги построчно: каждая с отдельным наименованием, количеством и ценой. Итоговая сумма считается как сумма по всем строкам. Главное — подробное описание, чтобы назначение платежа не вызвало вопросов у бухгалтерии.